Как ИИ-ассистент меняет работу с корпоративными знаниями: рассказываем на примере Notamedia

Почему корпоративный портал не работает

Разберём на примере нашей компании, а чуть ниже расскажем, как мы решили эту проблему.

Информация лежит в разных местах

Часть документов у нас хранилась в Google, пока это было возможно. После перехода на Яндекс старые ссылки, закреплённые у сотрудников в чатах, перестали открываться.

Файлы переехали, но структура папок в новом хранилище другая, таблицы устроены иначе, часть документов пришлось перекладывать руками. Параллельно что-то велось внутри Битрикс24, что-то – в базе знаний.

В итоге в одной системе лежало одно, в другой – другое, и часто это были разные версии одного документа.

Непонятно, актуальна ли версия

Компании 22 года, и мы бережно храним наследие данных. Открываешь документ – и нужно понять, когда он создан, действует ли он сейчас и не появилось ли с тех пор новой редакции. Сотрудник этого не знает и знать не должен.

Навигация работает для тех, кто уже знает ответ

Поиск по порталу находит документ, если ввести его название. Но человек, которому нужно оформить отсутствие, не ищет «Положение о порядке предоставления отпусков». Он спрашивает: как мне уйти в отпуск.

Спросить у коллеги – быстрее

Это уже не про технологии, а про привычку, которая стала частью культуры. «Слушай, у тебя случайно нет под рукой этого документа?» «Я где-то читал, но не помню где». «Не могу найти, давай я тебе встречу поставлю». Так делают большинство, потому что непонятно, как иначе.

Где компания теряет время и деньги

Эти потери не попадают ни в один отчёт: они распределены по десяткам людей и мелким задачам:

• поток однотипных вопросов, на которые ответ уже где-то написан;
• поиск руками: чтобы ответить сотруднику, HR сам идёт по тем же системам и папкам;
• сверка версий: надо не просто найти документ, а понять, какая редакция действует;
• ссылки на устаревшие документы – и ошибки в ответах из-за этого;
• смена людей: новый специалист в HR или новый руководитель отдела приходит в ту же хаотично устроенную библиотеку без навигации;
• на другом конце ждёт сотрудник, для которого это тоже потерянное время.

Личные нейросети вместо корпоративных – зона риска

Вернёмся к цифре из опроса: 58,5% участников пользуются личными нейросетями в рабочих задачах, а не корпоративными. Это люди, которые уже работают с ИИ – просто приносят на работу собственный инструмент, потому что рабочего им не дали.

Здесь начинается зона риска. В открытый контур уходят внутренние документы, данные – всё то, что человек не обезличил. С сентября 2026 года ужесточаются требования 152-ФЗ, и ответственность здесь несёт компания, а не сотрудник.

Запретить здесь вряд ли получится: если у человека нет рабочего инструмента, он воспользуется своим. Вопрос не в том, будет ли в компании ИИ, а в том, будет ли он корпоративным и в закрытом контуре.

Такой инструмент есть, и он не требует менять портал: ИИ-слой ставится поверх того, что уже работает. Ниже расскажем, как это устроено.

RAG-ассистент: как работает ИИ-помощник внутри корпоративного портала

Технология называется RAG (retrieval-augmented generation – генерация с дополненной выборкой). Если говорить простым языком: это ИИ, обученный не на интернете, а на ваших локальных нормативных актах, приказах, регламентах и требованиях законодательства.

Чем это отличается от публичного ИИ-сервиса:

• Знает ваши документы.Внешняя модель не видела ваших ЛНА и может не знать отраслевых стандартов.
• Не придумывает.Обычная модель всегда даёт ответ, даже когда не знает – и её приходится перепроверять. RAG-ассистент при отсутствии источника отвечает, что такой информации у него нет.
• Показывает противоречия.Если две редакции документа расходятся, он это подсвечивает: в одной версии так, в другой иначе, разберитесь.
• Уважает права доступа.Не вся информация в компании должна быть видна всем. Уровни доступа настраиваются, закрытые данные не выдаются рядовому пользователю.
• Не выпускает данные наружу.В закрытом контуре информация не покидает периметр компании.

Когда технология не работает

• Мусор на входе даёт мусор на выходе.Если документы не размечены, дублируют друг друга и противоречат сами себе, ассистент будет уверенно ссылаться на неактуальное.
• ИИ не знает того, что есть только на бумаге.Если журналы ведутся от руки – а на производстве это обычная ситуация – сначала нужна оцифровка и распознавание, и результат придётся сверять.
• Это не замена учётным системам.Подключить ассистента к 1С и получить оттуда данные за все годы не выйдет. Он работает с документами и знаниями, а не с транзакциями.
• Нужно тщательно подготовить данные.Документы нужно собрать, сверить, разметить. Хорошая новость в том, что делается это один раз: на готовый слой данных потом ставятся любые другие инструменты.

Что измерить до внедрения

Главная ошибка – начать считать эффект, когда система уже работает. Тогда сравнивать не с чем: как было раньше, никто не зафиксировал, и аргументация скатывается к «вроде стало удобнее».

Какие метрики замерить до старта?

• Время адаптации новичка.Сколько недель проходит от выхода до момента, когда человек работает самостоятельно и перестаёт приходить с вопросами. Цифра обычно уже есть у HR, её просто не связывают с поиском информации.
• Скорость ответа на типовой вопрос.Считать удобнее по нескольким характерным сценариям: оформление отпуска, командировка, компенсация обучения.
• Доля обращений, закрытых без участия человека.Какая часть вопросов относится к типовым, ответ на которые уже написан в документах. Именно этот процент технология забирает на себя – и именно он показывает, сколько времени вернётся специалистам.
• Число активных пользователей.Если инструмент запустили, а им не пользуются, остальные цифры считать бессмысленно. Смотреть стоит в динамике по неделям – рост означает, что привычка меняется.

Замерьте эти метрики, чтобы защитить проект перед руководством и понять, как в дальнейшем масштабировать инструмент.

Как мы внедрили умный корпоративный портал в Notamedia

Мы не только строим такие системы для заказчиков, мы прошли этот путь внутри компании и знаем его изнутри. Вот какие шаги к внедрению корпоративного портала с ИИ были у нас.

1. 1.Спросили сотрудников. Прежде чем что-то внедрять, мы задали два вопроса: довольны ли вы скоростью и качеством корпоративной информации и как часто ищете ответы самостоятельно. Ответы были неутешительные по обоим пунктам – и именно они позволили обосновать проект. Помимо опроса работали регулярные встречи один на один с HR: там та же боль звучала не в анкете, а живым текстом.
2. 2.Разобрали документы. Прежде чем запускать ассистента, надо было свести воедино то, что накопилось за годы переездов между системами. Вручную это нереально: человек не будет открывать два документа и сличать их построчно, вспоминая, кто какую версию писал.
3. 3.Начали с новичков. Самая лояльная аудитория – те, кто не знает, как было раньше. Информацию про ассистента зашили в welcome-презентацию и онбординг: у нас так, всю информацию ищем здесь. Дальше сработал эффект соседа. Новичок за минуту находит то, что сотрудник с трёхлетним стажем ищет через коллег. Это оказалось убедительнее любой внутренней рассылки.
4. 4.Нашли амбассадоров среди руководителей. Им ценность объяснять не пришлось: к ним приходили с теми же вопросами, что и к HR. Если структура большая, здесь же имеет смысл выбрать пилотный отдел – для небольшой компании это лишнее.
5. 5.Работали через внутриком. Рассказывали в разных каналах, повторяли не один раз, иногда мемами. Обычная механика любого внедрения.
6. 6.Продолжаем работать со скептиками. Сопротивление осталось, и это нормально – привычка не меняется за месяц. Когда сотрудник приходит с вопросом, мы отвечаем: лояльность важнее принципа. Но показываем, где и как быстро нашли ответ.

1. 1.Данные. Если знания живут в головах сотрудников, компания зависит от того, кто заболел или уволился. Документы нужно собрать, сверить и разметить – и чем раньше, тем меньше это стоит. На готовый слой данных можно поставить любой инструмент.
2. 2.Люди. Заставить работать по-новому нельзя. Нужны амбассадоры и внятное объяснение, зачем это: не «ИИ – это круто», а «вы перестаёте искать документы по чатам».
3. 3.Пилот. Выбирайте участок, где болит сильнее всего: рутинный процесс, однотипные обращения, ручная сверка. Считайте эффект и задавайте метрики до старта, а не после.

В заключении, про экономику

Считать здесь нужно не процент к прибыли, а время: сколько его уходит на поиск документа, на ожидание ответа от коллеги, на переписывание регламента, который уже где-то есть. Плюс качество ответов и то, насколько людям удобно работать.

Поэтому обещания формата «+40% к прибыли благодаря ИИ» – чистый маркетинг. Между сэкономленным часом специалиста и строкой в отчёте о прибыли лежат ещё десятки решений, к технологии отношения не имеющих.